Digitalisation des RH à Lyon : un nouvel atout pour le développement des entreprises
Lyon et sa région hébergent environ 140 400 entreprises, ce qui représente plus de 16 000 emplois créés par an, faisant d’elle le deuxième tissu économique de l’Hexagone. En 2019, les statistiques font état de plus de 29 470 nouvelles entreprises créées au niveau de la métropole lyonnaise contre plus de 28 920 entreprises créées en 2020, dont plus d’une cinquantaine de projets étrangers.
Ce dynamisme économique et entrepreneurial s’explique en grande partie par l’attractivité des conditions de travail à Lyon, et plus particulièrement grâce aux nombreuses innovations qui y ont cours en matière de gestion de personnel. En effet, de nombreuses solutions sont mises en place par les autorités et les entreprises lyonnaises pour optimiser la productivité des salariés, que ce soit à travers une meilleure gestion de leurs paies ou encore par la mise en place d’une meilleure politique de ressources humaines.
La digitalisation de la gestion du personnel est une alternative efficace qui permet aux entreprises lyonnaises d’automatiser et de standardiser les différentes activités de gestion des salariés. Par ailleurs, opter pour un logiciel de gestion du personnel permet également de faciliter le suivi des performances d’une entreprise et de simplifier de nombreuses mesures administratives liées aux conditions professionnelles des salariés.
Les possibilités offertes par un logiciel de gestion du personnel
Recourir à un logiciel de gestion du personnel permet avant tout aux employeurs de faciliter la mise en œuvre des tâches juridiques liées à la vie professionnelle des employés dont : la tenue des registres du personnel, le contrôle du temps de travail, le suivi et le paiement du salaire… Il permet également de suivre les procédures d’embauches, de licenciement, d’hygiène et de sécurité.
Dans les métropoles à fortes activités économiques comme Lyon, où les démarches administratives sont en pleine transition numérique, opter pour un logiciel de gestion du personnel permettra notamment aux entreprises de mieux prévoir et anticiper leurs besoins RH face aux aléas et à la saisonnalité de l’activité.
Si les bénéfices d’une bonne gestion du personnel impliquent directement une meilleure qualité de travail et moins de stress pour les équipes et les managers de l’entreprise, ils se répercutent aussi jusqu’en bas de la chaîne de valeur. En effet, la digitalisation des processus RH permet par exemple de fluidifier, voire d’éviter, les longues files d’attente à la préfecture du Rhône, ou dans tout établissement recevant du public.
La digitalisation et l’automatisation de ces opérations juridiques et administratives lourdes permettra entre autres aux services des ressources humaines, dont notamment ceux des géants du bâtiment et de l’industrie pharmaceutique lyonnaise, de se consacrer à des tâches plus fonctionnelles et sociales. Les services RH pourront notamment se consacrer à la définition des politiques de recrutement, la planification des stratégies relatives à l’emploi ou encore l’évaluation des conditions de travail et des performances des salariés…
Quelles activités peuvent être assurées par un logiciel de gestion RH ?
Les activités de gestion du personnel sont nombreuses et peuvent être complexes pour les TPE et les PME, dont les nombreux commerçants, artisans et restaurateurs lyonnais, qui ont souvent des effectifs inférieurs à 10 salariés. En effet, les responsables des ressources humaines doivent à la fois se charger des procédures de recrutement, de la formation et du suivi de carrière, de l’organisation du travail, de la gestion administrative du personnel, des outils informatiques professionnels ainsi que des relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP).
C’est pourquoi le recours à des outils technologiques comme le Système d’Information des Ressources Humaines ou SIRH permet d’éviter le turnover, en s’assurant de trouver et de retenir les meilleurs profils ainsi qu’en alignant les méthodes et motivations de chaque employé avec les objectifs de l’entreprise. D’un autre côté, les bouleversements entraînés par la crise sanitaire ont incité de nombreuses start-ups de la métropole lyonnaise à se tourner vers des softwares de gestion de la paie, de planning et de contrôle des horaires de travail, de gestion des absences et des demandes de congé, etc. Certaines plateformes sont aussi utiles pour les besoins en recrutement, ou encore pour pouvoir faire respecter les mesures de distanciation sociale.
Ces entrepreneurs lyonnais s’appuient également sur les logiciels de gestion du personnel pour réaliser les démarches de création de leurs start-ups, leur permettant ainsi d’éviter une trop longue période d’attente avant de démarrer leurs activités, et de satisfaire les réglementations en vigueur en matière de recensement de nouvelles entreprises.
De plus, certains SIRH proposent une couverture encore plus importante de la fonction RH en adressant les problématiques d’acquisition (recrutement) et de management (rétention) des talents au sein de l’entreprise. Si la mise en place d’un SIRH peut s’avérer lourde à instaurer pour une entreprise de taille intermédiaire, l’automatisation de nombreuses tâches et une meilleure gestion du recrutement et de la rétention des collaborateurs permettent à eux seuls de pouvoir bénéficier d’un retour sur investissement justifiant pleinement l’investissement dans la digitalisation de ses ressources humaines.
Comment juger de la performance d’un logiciel de gestion du personnel ?
Un logiciel de gestion du personnel et de la paie efficace doit impérativement intégrer le Code du travail et les réglementations sociales ainsi que leurs différentes évolutions. C’est pourquoi, les logiciels faisant intervenir des experts-comptables, des juristes et des accompagnateurs professionnels offrent souvent un gage de sécurité, de confidentialité et de conformité aux grandes entreprises lyonnaises générant plus de 3 millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.
D’un autre côté, la performance d’un logiciel de gestion de paie et de personnel se juge également au niveau de ses différentes intégrations. Par conséquent, il faut faire attention à la proximité des éditeurs vis-à-vis des différents organismes liés à la vie professionnelle des salariés, dont les assurances maladies, les mutuelles de santé, les banques pour professionnels ou encore les agences de crédit… Étant donné que ces différentes structures sont largement réparties au niveau des différents arrondissements et de la Métropole du Grand Lyon, le recours à une plateforme de gestion numérique représente également un gain dans les frais de déplacement des services de ressources humaines.
Pour s’assurer de trouver et de détenir les meilleurs profils, parmi les plus de 80 000 demandeurs d’emploi potentiels de Lyon, la demande des entreprises lyonnaises s’oriente également vers des logiciels de gestion RH intégrant des outils de planification et de suivi de performance de plus en plus efficaces.
Pourquoi digitaliser la gestion du personnel ?
La digitalisation de la gestion de paie et du personnel a ainsi permis à une grande majorité d’entreprises lyonnaises de poursuivre leurs activités durant la crise sanitaire, en rendant leur communication plus fluide, en leur évitant les coûts cachés ainsi qu’en centralisant la gestion de leurs notes de frais et de leurs données.
L’adoption des logiciels de gestion de paie et de personnel fait spécifiquement partie des innovations ayant contribué au développement du secteur de l’e-commerce lyonnais, ayant enregistré une nette augmentation d’activité de 20 % durant l’année 2021. Par ailleurs, gérer la paie et les déclarations mensuelles en seulement quelques minutes, automatiser les déclarations sociales et administratives, mieux suivre le temps de travail, les congés et les absences, renforcer les performances et l’engagement des salariés ou encore améliorer le processus de recrutement est devenu possible.
Grâce à la digitalisation de la gestion RH, tous ces atouts ont également permis aux secteurs de l’immobilier, du commerce et du service lyonnais d’afficher un taux de croissance supérieur à 5 % durant l’année 2021.
La dématérialisation de la fonction RH revêt aussi bien évidemment un enjeu de réduction des coûts et de gain de temps. La mise en place d’un SIRH vise avant tout à permettre aux acteurs des ressources humaines de gagner en efficacité en centralisant l’intégralité des données des collaborateurs et en permettant de faire émerger de nouveaux indicateurs obtenus grâce au croisement des données de l’entreprise. En effet, cet aspect était jusqu’ici incomplet ou tout simplement invisible : taux d’absentéisme par secteur, turnover par groupe de travail, magasin ou manager, prédiction des prises de congés à venir des collaborateurs…
De plus en plus, la fonction RH et les logiciels de gestion intègrent un volet lié à la gestion des « talents ». Le talent management vise en premier lieu à faire émerger et à fidéliser les collaborateurs disposant de compétences clés pour l’activité. Dès le processus de candidature et tout au long de leur parcours dans l’entreprise, les informations clés relatives aux compétences des collaborateurs sont stockées dans le SIRH et mises à jour au fil des formations ou des évolutions de poste qui interviennent dans l’entreprise.
Le talent management intégré au SIRH pourra ainsi permettre de mettre en évidence des situations de travail à améliorer ou de faire émerger des possibilités insoupçonnées et pourtant évidentes. Par exemple, un collaborateur déjà formé qui pourrait intégrer une fonction peinant à recruter, une évolution de poste d’un salarié qui n’est plus épanoui dans son travail quotidien, un nouveau challenge pour un collaborateur clé qui souhaitait rapidement progresser dans la structure…
La gestion des talents vise d’une part une meilleure rétention des collaborateurs dans l’entreprise, mais aussi de réveiller le potentiel humain sous-exploité qui sommeille dans les rangs de la société. Le SIRH permettra d’allier contraintes administratives et création de valeur pour l’entreprise en faisant le lien entre les souhaits d’évolution des salariés et leurs compétences (initiales et acquises). On pourra alors leur proposer un plan d’évolution de carrière parfaitement aligné entre ambitions personnelles et besoins concrets ou à venir dans l’entreprise.
